Comment gérer les flux de documents dans une entreprise ?

Savoir gérer et traiter les flux de documents et de mails reçus chaque jour par une entreprise, demande une logistique particulière. Cette logistique doit être le résultat d’une réflexion sur le traitement des dossiers et sur l’archivage électronique des documents en général.

Traiter et valoriser les flux documentaires dans une entreprise

Savoir gérer les flux de documents dans une entreprise est primordial.

Savoir gérer les flux de documents dans une entreprise est primordial.

Pour cela il faut que l’ensemble de la chaîne de services du document soit traité. Pour avoir une vision de la mise en place de cette gestion particulière, nous sommes allées à la rencontre de la société Everial DRM, l’un des spécialistes de la dématérialisation de documents, du workflow, ainsi que de l’intégration SI.

Selon ces professionnels de l’archivage physique et de la numérisation de document, l’instruction et la circulation des dossiers électroniques doivent être simplifiées, accélérées et bien sûr sécurisées.

Pour cela, plusieurs solutions existent à l’heure actuelle pour gérer la documentation d’une entreprise :
– un traitement direct sur le site du client
– une gestion externalisée via un prestataire.

Il existe également des solutions collaboratives ainsi que des centres d’archivages sécurisés externes.

La dématérialisation des archives physiques (courriers, factures, dossiers de crédit, contrats, bulletins de salaire, bons de livraison, etc. ), est un gain de temps pour les employés. Cela permet notamment :
– d’extraire, de classer et de traiter plus rapidement les différentes informations stockées
– de diminuer les coûts de traitement
– de limiter l’impact environnemental.

La logistique courrier électronique

Le courrier et les mails sont un vecteur essentiel de la communication.

Le courrier et les mails sont un vecteur essentiel de la communication.

Élément essentiel de communication marketing et relationnelle  dans le monde de l’entreprise, sa diffusion massive peut représenter un coût important dans une société.

C’est pourquoi, un routage de courrier optimisé grâce à une chaîne éditique et logistique intégrée permet de diminuer les coûts de prestation. Et cela a aussi un impact sur le renforcement des liens avec les clients.

Pour résumer, mettre en place une bonne logistique, tant au niveau de l’archivage des flux de documents qu’au niveau du routage des mails, est un levier essentiel dans la réussite d’une entreprise.

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